Skip to content

Latest commit

 

History

History
154 lines (105 loc) · 6.29 KB

README.md

File metadata and controls

154 lines (105 loc) · 6.29 KB
typ manažer
podpůrný
administrativní odbor

Vedení spisové služby

Úvod

  • Tento dokument podrobně definuje proces vedení spisové služby.

  • Vedení spisové služby je proces, který zahrnuje následující podprocesy:

    Pokud není uvedeno či z kontextu nevyplývá něco jiného, platí pro uvedené podprocesy totéž, co pro tento proces.

Zodpovědnost za nastavení tohoto procesu

  • Tento proces zdokumentoval Jakub Michálek.
  • Dokument schválil dne .... vedoucí administrativního odboru Martin Kučera.

Definice procesu

Účelem vedení spisové služby v listinné i elektronické podobě je, abychom měli pořádek v dokumentech.

Cíle procesu

Cílem tohoto procesu je, aby

  • se odpovědný člověk včas dozvěděl o dokumentu, který jsme obdrželi,
  • byla o něm dostatečně a prokazatelně informována osoba, která ho má vyřídit,
  • byly nastaveny termíny pro jeho vyřízení, které lze hlídat.

Měření výkonnosti

Ukazatele výkonu v tomto procesu jsou:

  • počet administrativních pochybení, který je průběžně sledován vedoucím a řešen výtkou, snížením odměny a v případě hromadění pochybení změnou referenta,
  • průměrná doba věnovaná spisové službě v daném měsíci, která je zohledněna v měsíčním hodnocení práce referenta spisové služby,

Administrativní pochybení je zjištění vady, která má negativní vliv na chod organizace. Opakující pochybení znamená, že je proces špatně vykonáván. Příklady administrativních pochybení („ápéček“):

  • chybí založený dokument, když ho potřebujeme,
  • prošvihneme termín na odvolání kvůli chybnému nastavení termínu,
  • příslušný člověk není informován o tom, že má něco řešit,
  • k dané podstatné věci není založen spis,
  • vzniká duplicita v tom, že jedna věc je vyřizována ve více spisech.

Manažer procesu a zodpovědnosti

  • Manažerem tohoto procesu je administrativní odbor (§ 12 odst. 2 písm. e) organizačního řádu).
  • Každý člen organizace, který obdrží dokument podléhající spisové službě, je zodpovědný za jeho založení do spisové služby; může tak učinit sám či prostřednictvím administrativní podpory.
  • Za vedení spisové služby má zodpovědnost referent spisové služby. Pro tento účel má pravomoc využívat nastavená oprávnění v informačním systému.
  • Za včasnou reakci, hlídání lhůt a postup odpovídá člověk, kterému je daný spis přiřazen v úkolovníku. Ten se může domluvit s referentem na hlídání termínů.
  • Metodickou podporu ke spisové službě poskytuje na základní úrovni Jan Loužek, zveřejňovač klubu Pirátů v Zastupitelstvu hl. m. Prahy, na vyšší úrovni Jakub Michálek, místopředseda strany.
  • Pokud máte návrhy na zlepšení tohoto procesu nebo jeho podprocesů, kontaktujte metodickou podporu nebo manažera tohoto procesu.

Typické vstupy procesu

Potřebné zdroje

  • přístup k poště
  • přístupová oprávnění do úložiště souborů = spisového repozitáře na githubu, viz (seznam spisových repozitářů); každý tým má svůj vlastní repozitář pojmenovaný podle jeho zkratky a v případě velkého objemu dokumentů i roku,
  • přístupová oprávnění do úkolovníku = projektu na redmine,
  • o přístupová oprávnění požádejte vedoucího, oprávněnou osobu nebo technický odbor,
  • skener nebo fotoaparát, pokud převádíte papírový dokument do PDF.

Potřebný personál a jeho výcvik

Referent spisové služby, který musí být zaškolen

  • k práci se soubory a verzemi v gitu a na githubu,
  • k zakládání a upravování úkolů redmine,
  • k provozu spisové služby podle tohoto návodu (viz níže o podpoře procesu).

Typický postup

  • Referent spisové služby nejméně jednou týdně zkontroluje poštu (tj. datovou schránku, poštovní schránku) a přitom založí do spisu dokumenty, které nově došly, a které mu byly předány k odeslání.

  • Totéž provede bezodkladně na vyžádání vedoucího nebo při plnění úkolu, kdy to je potřeba. Během tvorby dokumentů nebo při zakládání dokumentů může být nutné založit nový spis.

  • Práce se spisovkou se vykazuje jako administrativa pod příslušným sběrným úkolem spisová služba, viz přehled spisových služeb.

Typický výstup procesu

  • Fungující a dokumentovaná oficiální komunikace

Rizika

Nezkontrolování pošty

  • Riziko je málo pravděpodobné, ale může být vážné, protože nepřevzaté dokumenty mohou být považovány za doručené na základě fikce.
  • Ke zmírnění rizika slouží jednoznačná zodpovědnost referenta spisové služby, pravidelnost přístupu do pošty.

Související

Procesy

Právní podklad

Literatura

Ludmila Sulitková: Archivnictví a spisová služba. FF UJEP.